Việc xây dựng nhà xưởng trong khu công nghiệp đòi hỏi chủ đầu tư phải tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp lý hiện hành. Hiểu rõ và thực hiện đúng các thủ tục không chỉ giúp rút ngắn thời gian, tối ưu chi phí mà còn đảm bảo dự án được triển khai đúng pháp luật, tránh rủi ro pháp lý. Bài viết dưới đây, BIC đã tổng hợp toàn bộ quy trình pháp lý cần thiết mà doanh nghiệp cần nắm khi tiến hành xây dựng nhà xưởng trong khu công nghiệp.
Đây là bước pháp lý đầu tiên và mang tính chất nền tảng để chủ đầu tư có thể tiến hành các thủ tục tiếp theo trong quá trình xây dựng nhà xưởng. Việc đăng ký đầu tư thể hiện sự cam kết triển khai dự án hợp pháp và được cơ quan nhà nước chấp thuận chủ trương đầu tư trong khu công nghiệp.
- Làm việc với cơ quan có thẩm quyền: Chủ đầu tư cần tiếp xúc và nộp hồ sơ tại Ban quản lý khu công nghiệp (KCN) hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố, tùy thuộc vào việc khu công nghiệp đó do ai quản lý.
- Lập hồ sơ đăng ký đầu tư: Hồ sơ bao gồm các tài liệu theo mẫu quy định tại Luật Đầu tư, điển hình như:
+ Văn bản đề xuất thực hiện dự án đầu tư
+ Giấy tờ pháp lý của nhà đầu tư (CMND/ĐKKD)
+ Báo cáo năng lực tài chính
+ Đề xuất địa điểm, quy mô, mục tiêu đầu tư
- Chứng minh năng lực tài chính và kinh nghiệm (nếu được yêu cầu): Một số địa phương hoặc dự án có tính chất đặc thù (ví dụ sản xuất thực phẩm, hóa chất...) sẽ yêu cầu nhà đầu tư cung cấp báo cáo tài chính, vốn đối ứng, khả năng vay vốn, và hồ sơ năng lực đã từng triển khai dự án tương tự.
- Xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC): Sau khi hồ sơ hợp lệ, nhà đầu tư sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (Investment Registration Certificate – IRC), là văn bản pháp lý cho phép thực hiện dự án trong khu công nghiệp.
- Việc được cấp IRC là điều kiện bắt buộc để tiếp tục ký hợp đồng thuê đất, xin giấy phép xây dựng và triển khai thi công.
- Đối với nhà đầu tư nước ngoài, đây là thủ tục bắt buộc theo Luật Đầu tư 2020. Không có IRC thì không thể thực hiện bất kỳ hoạt động nào tại Việt Nam, kể cả thuê đất.
- IRC cũng là căn cứ để xác lập quyền và nghĩa vụ của nhà đầu tư đối với Nhà nước Việt Nam.
- Nên chuẩn bị bản thuyết minh dự án đầu tư rõ ràng, có số liệu cụ thể, mục tiêu khả thi để tăng khả năng được chấp thuận nhanh.
- Nếu chưa từng có kinh nghiệm, nên liên hệ đơn vị tư vấn pháp lý hoặc tổng thầu thiết kế xây dựng có kinh nghiệm làm hồ sơ đầu tư để tránh sai sót.
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) hoặc quyết định chấp thuận chủ trương đầu tư, doanh nghiệp mới có cơ sở pháp lý để bước vào giai đoạn ký kết hợp đồng thuê đất trong khu công nghiệp. Đây là bước quan trọng để xác lập quyền sử dụng hợp pháp đối với lô đất dự kiến xây dựng nhà xưởng.
- Ký hợp đồng thuê đất:
Doanh nghiệp sẽ tiến hành ký hợp đồng thuê đất hoặc hợp đồng nguyên tắc thuê đất với:
+ Ban quản lý khu công nghiệp (trường hợp KCN do nhà nước đầu tư)
+ Hoặc chủ đầu tư hạ tầng khu công nghiệp (trường hợp KCN do doanh nghiệp phát triển hạ tầng quản lý)
- Nội dung hợp đồng cần rõ ràng về:
+ Mục đích sử dụng đất (xây dựng nhà xưởng sản xuất, kho bãi, văn phòng…)
+ Loại hình thanh toán (trả tiền thuê hàng năm hoặc trả một lần)
+ Cam kết tiến độ sử dụng đất, thời hạn triển khai dự án
- Thời hạn thuê đất:
+ Phổ biến từ 30 đến 50 năm, tùy vào quy hoạch tổng thể khu công nghiệp và chính sách của địa phương.
+ Có thể gia hạn khi hết hạn nếu doanh nghiệp vẫn có nhu cầu hoạt động và tuân thủ đúng quy định.
- Xác định vị trí và ranh giới lô đất:
+ Bản đồ quy hoạch chi tiết 1/500 sẽ thể hiện cụ thể diện tích, vị trí lô đất, các chỉ giới xây dựng, hạ tầng kỹ thuật đấu nối, hành lang bảo vệ...
+ Đây là cơ sở pháp lý để sau này xin giấy phép xây dựng, thiết kế kỹ thuật và nghiệm thu hoàn công.
- Không kiểm tra rõ quy hoạch sử dụng đất hoặc vị trí nằm trong khu vực hạn chế phát triển (gần hành lang điện, mương thoát nước, đường cao tốc…).
- Chưa rõ ràng về trách nhiệm quản lý hạ tầng, bảo trì đường nội bộ, xử lý nước thải giữa chủ đầu tư và doanh nghiệp thuê đất.
- Trước khi ký hợp đồng, nên yêu cầu cung cấp bản đồ quy hoạch 1/500 có dấu xác nhận từ cơ quan quản lý nhà nước.
- Kiểm tra kỹ hợp đồng về điều khoản chấm dứt sớm, điều chỉnh giá thuê và gia hạn sau khi hết thời hạn.
Sau khi hoàn tất hợp đồng thuê đất và (nếu có) được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, bước tiếp theo mà doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện là xin giấy phép xây dựng nhà xưởng. Đây là điều kiện pháp lý bắt buộc để tiến hành thi công bất kỳ công trình xây dựng nào, kể cả trong khu công nghiệp.
Theo Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi năm 2020), mọi công trình xây dựng kể cả công trình sản xuất trong khu công nghiệp, đều phải có giấy phép xây dựng, trừ một số trường hợp được miễn (ví dụ: công trình tạm, hoặc một số công trình được phê duyệt tổng thể bởi Thủ tướng).
Giấy phép xây dựng là căn cứ pháp lý xác nhận công trình được phép khởi công, xây dựng theo đúng quy hoạch và quy chuẩn kỹ thuật.
1. Đơn xin cấp phép xây dựng theo mẫu quy định
2. Quyết định chủ trương đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
3. Hồ sơ thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công đã được thẩm định theo quy định
4. Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất hợp pháp:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu có)
- Hoặc hợp đồng thuê đất kèm bản đồ quy hoạch 1/500
5. Văn bản thẩm duyệt PCCC
6. Tài liệu đánh giá tác động môi trường (ĐTM) hoặc cam kết bảo vệ môi trường
7. Chứng chỉ hành nghề của tổ chức thiết kế và chủ nhiệm thiết kế
- Ban Quản lý khu công nghiệp là nơi cấp phép nếu KCN nằm trong thẩm quyền quản lý trực tiếp.
- Nếu không, thẩm quyền sẽ thuộc về Sở Xây dựng cấp tỉnh nơi khu công nghiệp tọa lạc.
- Theo quy định, thời gian cấp giấy phép xây dựng là 15 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ.
- Tuy nhiên, thực tế có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ không đầy đủ, sai kỹ thuật hoặc cần điều chỉnh phương án thiết kế nhà xưởng.
Đối với các nhà xưởng hoạt động trong những ngành nghề đặc thù như thực phẩm, dược phẩm, điện tử, hóa chất…, yêu cầu về thiết kế không chỉ dừng lại ở kiến trúc, kết cấu mà còn phải đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng quốc tế như GMP, HACCP, ISO, hoặc tiêu chuẩn ngành riêng biệt. Khi đó, chủ đầu tư cần thực hiện thủ tục thẩm định thiết kế cơ sở và thiết kế kỹ thuật trước khi xin phép xây dựng.
Thiết kế cơ sở là phần thiết kế tổng thể sơ bộ được lập trên cơ sở:
- Nhiệm vụ thiết kế được phê duyệt
- Giải pháp quy hoạch mặt bằng tổng thể
- Phương án kiến trúc, công nghệ, hạ tầng kỹ thuật chính
Mục đích của thẩm định thiết kế cơ sở là đảm bảo:
- Công trình phù hợp với quy hoạch 1/500
- Bố trí mặt bằng đúng chức năng (sản xuất, kho, văn phòng, xử lý nước thải…)
- Tuân thủ đúng tiêu chuẩn kỹ thuật ngành
Cơ quan thực hiện: Sở Xây dựng hoặc Ban Quản lý KCN (tùy từng địa phương và ngành nghề)
Sau khi thiết kế cơ sở được thẩm định, bước tiếp theo là lập và nộp hồ sơ thiết kế kỹ thuật chi tiết để thẩm định, bao gồm:
- Kết cấu nền móng, khung sườn thép hoặc bê tông cốt thép
- Hệ thống điện, cấp thoát nước, thông gió, chiếu sáng
- Thiết kế hệ thống PCCC
- Giải pháp xử lý chất thải, tiếng ồn, bụi, rung, nhiệt (nếu có)
- Đảm bảo an toàn kết cấu công trình, tránh rủi ro khi thi công và vận hành
- Tuân thủ quy chuẩn xây dựng Việt Nam (QCVN) và các tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan
- Đáp ứng yêu cầu chuyên ngành: PCCC, môi trường, an toàn điện, cơ khí…
Cơ quan thực hiện: Thường là Sở Xây dựng, đôi khi phối hợp với Cục An toàn lao động, Sở Tài nguyên Môi trường, hoặc Cảnh sát PCCC (nếu cần).
Trong lĩnh vực xây dựng nhà xưởng, yếu tố môi trường không chỉ là một phần trong quy trình pháp lý mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc nhằm đảm bảo dự án sản xuất không gây ảnh hưởng tiêu cực đến cộng đồng và hệ sinh thái xung quanh.
Tùy theo quy mô, ngành nghề và mức độ ảnh hưởng của dự án, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện các thủ tục môi trường tương ứng để được phép thi công và đi vào hoạt động.
- Dự án thuộc các lĩnh vực như: sản xuất thực phẩm, hóa chất, dệt nhuộm, in ấn bao bì, cao su, luyện kim… hoặc có quy mô lớn thì bắt buộc phải lập ĐTM theo quy định của Luật Bảo vệ môi trường 2020.
- ĐTM là văn bản phân tích, đánh giá và dự báo tác động tiêu cực của dự án tới môi trường, đồng thời đề xuất các biện pháp giảm thiểu, kiểm soát và xử lý tác động đó.
- Hồ sơ ĐTM được nộp tại Sở Tài nguyên & Môi trường hoặc Bộ Tài nguyên & Môi trường tùy theo cấp độ phê duyệt.
Dự án chỉ được triển khai thi công sau khi ĐTM được phê duyệt, nếu không sẽ bị xem là vi phạm pháp luật.
- Đối với các nhà xưởng quy mô nhỏ hoặc không thuộc danh mục bắt buộc lập ĐTM, doanh nghiệp có thể thay thế bằng cam kết bảo vệ môi trường.
- Đây là bản cam kết thực hiện các biện pháp xử lý chất thải, nước thải, tiếng ồn, và phòng tránh ô nhiễm, nhưng ở mức độ đơn giản hơn so với ĐTM.
Cam kết này cũng phải được UBND cấp huyện hoặc Sở TNMT xác nhận, và là điều kiện để tiến hành xây dựng, vận hành hệ thống xử lý môi trường.
Nếu nhà máy có hoạt động xả nước thải công nghiệp ra hệ thống thoát nước chung, sông, hồ… thì phải lập hồ sơ xin cấp phép xả thải vào nguồn nước hoặc công trình thủy lợi.
Hồ sơ bao gồm:
- Báo cáo lưu lượng, thành phần nước thải
- Quy trình xử lý
- Kế hoạch giám sát định kỳ
Cơ quan cấp phép: Sở Tài nguyên & Môi trường (hoặc Bộ TNMT đối với dự án lớn)
Trước khi vận hành, doanh nghiệp cần lắp đặt hệ thống xử lý nước thải đạt chuẩn QCVN, đồng thời đăng ký hệ thống này với cơ quan quản lý môi trường.
- Tùy từng khu công nghiệp, yêu cầu có thể là:
- Kết nối nước thải với trạm xử lý tập trung của KCN
Hoặc xử lý cục bộ tại nhà máy trước khi thải ra môi trường
Sau khi đi vào hoạt động, doanh nghiệp cần:
- Thuê đơn vị đủ điều kiện quan trắc môi trường định kỳ
- Báo cáo kết quả giám sát môi trường (nước, khí, tiếng ồn, chất thải rắn…) định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm/lần tùy quy mô
Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo nhà máy đang hoạt động đúng cam kết, tránh bị xử phạt và đình chỉ.
Hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) là một trong những hạng mục quan trọng nhất khi thiết kế và thi công nhà xưởng. Đặc biệt đối với nhà máy sản xuất, kho hàng, nơi tiềm ẩn nguy cơ cháy nổ cao, việc thẩm duyệt thiết kế PCCC trước khi thi công là quy định bắt buộc theo Luật Phòng cháy chữa cháy.
Trước khi xin giấy phép xây dựng và khởi công, chủ đầu tư cần lập hồ sơ gửi đến Phòng Cảnh sát PCCC & CNCH – Công an tỉnh hoặc thành phố để thẩm duyệt phương án PCCC.
Hồ sơ bao gồm:
- Bản vẽ thiết kế hệ thống PCCC: bao gồm sơ đồ bố trí bình chữa cháy, hệ thống báo cháy tự động, vòi phun, trạm bơm, thoát hiểm…
- Thuyết minh giải pháp PCCC: mô tả nguyên lý hoạt động, phạm vi bảo vệ, năng lực thiết bị, vật liệu chịu lửa...
- Tờ trình đề nghị thẩm duyệt PCCC (theo mẫu)
- Văn bản pháp lý liên quan đến dự án: quy hoạch 1/500, hợp đồng thuê đất, giấy phép đầu tư…
Thời gian xử lý hồ sơ: khoảng 15 – 20 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và đúng quy định. Sau khi được thẩm duyệt, cơ quan chức năng sẽ cấp Văn bản chấp thuận thiết kế PCCC là điều kiện để được cấp giấy phép xây dựng.
Sau khi nhà xưởng xây dựng xong, doanh nghiệp cần tiến hành:
- Lắp đặt hoàn chỉnh toàn bộ hệ thống PCCC theo đúng hồ sơ thiết kế đã được thẩm duyệt
- Chuẩn bị hồ sơ nghiệm thu hệ thống PCCC, bao gồm:
+ Biên bản thử nghiệm thiết bị
+ Hình ảnh thi công thực tế
+ Nhật ký thi công hệ thống PCCC
+ Chứng chỉ chất lượng và xuất xứ thiết bị
- Nộp hồ sơ đề nghị nghiệm thu và tổ chức kiểm tra thực tế với cơ quan PCCC
Sau khi kiểm tra đạt yêu cầu, Cơ quan PCCC sẽ cấp văn bản chấp thuận nghiệm thu hệ thống PCCC, là điều kiện để:
- Vận hành nhà máy chính thức
- Hoàn tất hồ sơ hoàn công
- Được cấp phép hoạt động sản xuất kinh doanh
Lưu ý:
- Ngay từ giai đoạn thiết kế nhà xưởng, doanh nghiệp nên thuê đơn vị tư vấn PCCC chuyên nghiệp, có chứng chỉ hành nghề và kinh nghiệm làm việc với cơ quan PCCC.
- Nên thiết kế song song hệ thống PCCC và hệ thống cơ điện (MEP) để đảm bảo không bị xung đột khi thi công thực tế.
Sau khi thi công nhà xưởng hoàn tất, doanh nghiệp không thể đưa công trình vào sử dụng ngay mà phải thực hiện thủ tục nghiệm thu hoàn thành công trình theo quy định pháp luật. Đây là bước kiểm tra tổng thể toàn bộ quá trình thi công để đảm bảo rằng công trình được xây dựng đúng thiết kế, an toàn và đủ điều kiện vận hành.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp bộ hồ sơ nghiệm thu đến cơ quan đã cấp giấy phép xây dựng (thường là Sở Xây dựng hoặc Ban quản lý KCN).
Hồ sơ bao gồm:
- Văn bản đề nghị nghiệm thu hoàn thành công trình
- Biên bản nghiệm thu từng giai đoạn thi công
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công trình
- Hình ảnh thực tế trong quá trình thi công
- Chứng chỉ chất lượng, nguồn gốc vật liệu xây dựng (thép, bê tông, mái, tường bao…)
- Bản vẽ hoàn công (nếu có thay đổi so với thiết kế ban đầu)
- Giấy phép hoàn công (nếu địa phương yêu cầu cấp riêng)
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan chức năng sẽ:
- Tổ chức đoàn kiểm tra hiện trường, đối chiếu với hồ sơ thiết kế, giấy phép xây dựng và các biên bản thi công
- Ghi nhận các hạng mục đã hoàn thành, các sai lệch (nếu có), và yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa nếu chưa đạt
Nếu kết quả đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ nhận được biên bản chấp thuận nghiệm thu hoàn thành công trình là văn bản xác nhận công trình được phép sử dụng chính thức.
Sau khi có biên bản nghiệm thu, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:
- Đăng ký đấu nối điện nước (với điện lực, cấp thoát nước đô thị hoặc chủ đầu tư KCN)
- Xin giấy phép xả thải chính thức
- Cập nhật thông tin địa điểm sản xuất trên giấy phép kinh doanh
- Bắt đầu lắp đặt máy móc, chạy thử dây chuyền sản xuất và vận hành chính thức
Lưu ý:
- Trong quá trình thi công, nên lưu trữ đầy đủ nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu từng hạng mục, hình ảnh theo tiến độ, để tránh bị thiếu hồ sơ khi làm thủ tục nghiệm thu tổng thể.
- Hãy lên kế hoạch nghiệm thu ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến vận hành để chủ động về thời gian đấu nối và xin các loại giấy phép còn lại.
Khi nhà xưởng đã hoàn thành xây dựng và chuẩn bị đưa vào vận hành, doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện các thủ tục liên quan đến an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp và quản lý chất thải. Đây là những điều kiện bắt buộc theo Luật An toàn vệ sinh lao động và Luật Bảo vệ môi trường, đặc biệt đối với các nhà máy có quy mô lớn hoặc sử dụng thiết bị công nghiệp nặng.
Trước khi bắt đầu sản xuất, doanh nghiệp phải lập và nộp kế hoạch bảo đảm an toàn – vệ sinh lao động cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban Quản lý KCN (nếu phân cấp).
Nội dung kế hoạch bao gồm:
- Danh sách các vị trí làm việc có nguy cơ mất an toàn (cao, kín, nhiệt độ cao…)
- Biện pháp phòng ngừa tai nạn, ứng phó sự cố
- Kế hoạch huấn luyện an toàn lao động định kỳ cho nhân viên
- Trang bị bảo hộ lao động và thiết bị cảnh báo
Đây là cơ sở để cơ quan chức năng thanh tra, đánh giá mức độ tuân thủ trong quá trình vận hành nhà xưởng.
Một số thiết bị công nghiệp thường được sử dụng trong nhà xưởng phải kiểm định bắt buộc định kỳ, bao gồm:
- Nồi hơi, bình chịu áp lực
- Cầu trục, palang, hệ thống nâng hạ
- Thang máy, thang cuốn
- Hệ thống lạnh công nghiệp
- Thiết bị điện công suất lớn
Việc kiểm định phải được thực hiện bởi các tổ chức được Bộ Lao động hoặc Bộ Công Thương cấp phép kiểm định kỹ thuật an toàn lao động.
Sau khi kiểm định đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp biên bản kiểm định và tem chứng nhận dán lên thiết bị.
Mọi hoạt động sản xuất đều tạo ra chất thải (rắn, lỏng, khí...), trong đó có thể bao gồm:
- Chất thải công nghiệp thông thường (bao bì, phế liệu, dầu mỡ thải)
- Chất thải nguy hại (hóa chất, mực in, kim loại nặng, dung môi...)
Doanh nghiệp bắt buộc phải:
- Phân loại chất thải tại nguồn
- Ký hợp đồng với đơn vị có giấy phép thu gom và xử lý chất thải nguy hại
