Chi phí phát sinh là một trong những rủi ro ảnh hưởng mạnh đến hiệu quả đầu tư khi doanh nghiệp triển khai xây dựng nhà xưởng. Qua quá trình tư vấn và quản lý nhiều dự án công nghiệp, BIC nhận thấy phần lớn phát sinh xuất hiện do khảo sát hiện trạng chưa đầy đủ, thiết kế thiếu đồng bộ hoặc thay đổi phạm vi công việc trong giai đoạn thi công. Các yếu tố này làm tăng tổng mức đầu tư, kéo dài tiến độ và gây gián đoạn hoạt động sản xuất dự kiến của chủ đầu tư.
Để hạn chế rủi ro, xây dựng nhà xưởng cần được chuẩn hóa từ bước khảo sát, thiết kế đến thi công. Giải pháp của BIC tập trung vào thiết kế đầy đủ, dự toán chính xác và phối hợp thi công chặt chẽ nhằm giúp chủ đầu tư kiểm soát chi phí, đảm bảo chất lượng công trình và duy trì tiến độ. Khi quy trình được thiết lập đúng, doanh nghiệp có thể dự đoán tốt hơn chi phí thực tế, giảm phát sinh và tối ưu hiệu quả khai thác nhà xưởng.
Nội dung tiếp theo sẽ phân tích những nguyên nhân chủ yếu gây phát sinh chi phí và trình bày các phương án mà BIC đang áp dụng để giúp chủ đầu tư kiểm soát dự án hiệu quả hơn.
Chi phí phát sinh trong xây dựng nhà xưởng xuất hiện khi có sự chênh lệch giữa điều kiện thực tế và hồ sơ thiết kế hoặc dự toán ban đầu. Một số nguyên nhân phổ biến gồm khảo sát hiện trạng chưa đầy đủ, đánh giá chưa chính xác về nền đất, hệ thống thoát nước, kết cấu cũ hay tuyến hạ tầng kỹ thuật. Khi bước vào thi công, các sai lệch này dẫn đến việc bổ sung vật tư, thay đổi biện pháp thi công hoặc tăng thời gian xử lý.
Ngoài ra, thiết kế thiếu đồng bộ giữa kiến trúc, kết cấu và hệ thống MEP cũng là yếu tố khiến nhiều dự án phải điều chỉnh khối lượng. Việc thay đổi phạm vi công việc theo nhu cầu mới của doanh nghiệp trong giai đoạn thi công càng làm phát sinh thêm chi phí và ảnh hưởng đến ngân sách đã cấp.
Phần lớn các dự án xây dựng nhà xưởng ghi nhận mức phát sinh chi phí từ 5 đến 15 phần trăm tổng giá trị hợp đồng tùy vào mức độ chi tiết của hồ sơ thiết kế và điều kiện mặt bằng. Các dự án có nền đất yếu, công trình cũ cần cải tạo hoặc yêu cầu kỹ thuật đặc thù có thể phát sinh cao hơn nếu không được khảo sát đầy đủ trước khi lập dự toán.
Những dự án có hồ sơ thiết kế hoàn chỉnh, khảo sát kỹ lưỡng và dự toán được lập theo từng hạng mục thường duy trì mức phát sinh thấp và kiểm soát tốt rủi ro tài chính trong suốt quá trình thi công.
Chi phí phát sinh không chỉ làm tăng tổng mức đầu tư mà còn ảnh hưởng đến tiến độ thi công, dòng tiền và kế hoạch vận hành của doanh nghiệp. Khi phát sinh khối lượng ngoài dự kiến, nhà thầu cần thời gian bổ sung nhân lực, điều chỉnh biện pháp hoặc chờ phê duyệt thay đổi, khiến dự án dễ bị kéo dài thời gian bàn giao.
Việc điều chỉnh ngân sách để xử lý phát sinh cũng ảnh hưởng đến các kế hoạch tài chính khác của chủ đầu tư như mua sắm thiết bị, tuyển dụng nhân sự hoặc triển khai các hạng mục mở rộng. Trường hợp chậm tiến độ còn có thể làm gián đoạn chuỗi cung ứng hoặc mất cơ hội khai thác công suất theo kế hoạch ban đầu.
Thiết kế nhà xưởng là nền tảng quyết định tính chính xác của dự toán và mức độ ổn định của chi phí trong quá trình xây dựng nhà xưởng. Khi hồ sơ thiết kế thiếu chi tiết hoặc không đồng bộ giữa kiến trúc, kết cấu và hệ thống MEP, các hạng mục phát sinh sẽ xuất hiện ngay từ giai đoạn thi công. Ví dụ, đường ống không khớp với kết cấu dầm, tải trọng không phù hợp với dây chuyền sản xuất hoặc hệ thống thoát nước không đáp ứng lưu lượng thực tế. Những sai lệch này dẫn đến việc phải điều chỉnh bản vẽ, bổ sung vật tư và thay đổi biện pháp thi công, làm tăng chi phí và kéo dài tiến độ.
Trong nhiều dự án công nghiệp, phần lớn phát sinh lớn bắt nguồn từ việc thiết kế sơ bộ thiếu thông tin về công năng, chưa đánh giá đúng yêu cầu tải trọng hoặc không cập nhật tiêu chuẩn mới. Đây là lý do thiết kế cần được đầu tư đúng mức trước khi bắt đầu thi công.
Một hồ sơ thiết kế chuẩn và đầy đủ giúp giảm đáng kể chi phí phát sinh vì mọi yêu cầu kỹ thuật đã được xác định ngay từ đầu. Thiết kế chuẩn bao gồm mô tả công năng sử dụng, phương án bố trí thiết bị, tải trọng nền, chiều cao làm việc, luồng di chuyển vật tư và hệ thống an toàn kỹ thuật. Khi các thông số này được xác định chính xác, chủ đầu tư có thể lập dự toán đúng thực tế, tránh thiếu khối lượng và hạn chế thay đổi trong quá trình thi công.
Thiết kế chuẩn còn giúp lựa chọn vật liệu và giải pháp kết cấu tối ưu. Điều này giảm thiểu tình trạng dư tải hoặc thiếu tải, đồng thời đảm bảo nhà xưởng vận hành hiệu quả sau khi hoàn thành. Với các dự án quy mô lớn, thiết kế chuẩn còn hỗ trợ lập tiến độ thi công hợp lý, giúp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền đầu tư.
Thiết kế xây dựng đồng bộ thể hiện sự nhất quán giữa kiến trúc, kết cấu, MEP, PCCC và hạ tầng kỹ thuật. Khi các bộ môn được phối hợp ngay từ giai đoạn thiết kế, rủi ro xung đột bản vẽ giảm đáng kể. Điều này giúp hạn chế việc phải xử lý va chạm giữa hệ thống điện, nước, thông gió, phòng cháy chữa cháy với dầm, cột hoặc đường ống kỹ thuật.
Một thiết kế đồng bộ cũng giúp nhà thầu thi công dự đoán chính xác khối lượng và biện pháp thi công. Nhờ đó, chi phí được kiểm soát ngay từ đầu và chủ đầu tư có thể hạn chế phát sinh do thay đổi thiết kế trong quá trình triển khai. Các dự án có thiết kế đồng bộ thường đảm bảo tiến độ tốt hơn và giảm đáng kể các rủi ro kỹ thuật trong quá trình nghiệm thu.
Khảo sát địa chất và hiện trạng là cơ sở quan trọng giúp xác định chính xác điều kiện nền móng, khả năng chịu tải và hiện trạng hạ tầng kỹ thuật của khu vực xây dựng nhà xưởng. Khi số liệu khảo sát không đầy đủ hoặc sai lệch, phương án thiết kế có thể không phù hợp, dẫn đến việc phải bổ sung xử lý nền, gia cố móng hoặc cải tạo hạ tầng trong quá trình thi công. Khảo sát kỹ lưỡng giúp hạn chế các chi phí phát sinh liên quan đến đào đắp, thoát nước, lún nền và hệ thống kỹ thuật ngầm.
Thiết kế tổng thể đảm bảo sự thống nhất giữa kiến trúc, kết cấu, MEP, PCCC và công năng sử dụng. Việc thiết kế đồng bộ giúp loại bỏ xung đột giữa các hệ thống và giảm thay đổi bản vẽ trong quá trình thi công. Khi các bộ môn được phối hợp từ đầu, chủ đầu tư có thể dự toán chính xác khối lượng, lựa chọn vật liệu phù hợp và xây dựng tiến độ thi công khả thi. Đây là yếu tố cốt lõi giúp hạn chế phát sinh chi phí do thay đổi thiết kế hoặc thiếu đồng bộ giữa các hạng mục.
Giá thép, xi măng, vật liệu bao che và thiết bị kỹ thuật có thể biến động theo thị trường. Việc dự phòng chi phí cho các biến động này giúp chủ đầu tư chủ động hơn trong kế hoạch tài chính. Dự toán nên bao gồm khoản dự phòng theo tỷ lệ phù hợp để xử lý các thay đổi giá vật tư hoặc phát sinh do điều chỉnh khối lượng nhỏ. Giải pháp này đảm bảo dự án không thiếu hụt ngân sách trong quá trình thi công.
Kế hoạch thi công chi tiết là cơ sở giúp kiểm soát nguồn lực, nhân công và vật tư. Khi tiến độ được lập rõ ràng theo từng giai đoạn, nhà thầu có thể phân bổ thiết bị hợp lý, tránh tình trạng chồng chéo công việc hoặc kéo dài thời gian thi công. Việc quản lý tiến độ sát thực tế giúp giảm chi phí phát sinh do chậm trễ, tăng ca hoặc tắc nghẽn mặt bằng thi công. Một tiến độ tối ưu còn giúp chủ đầu tư điều phối tốt hơn các hạng mục liên quan như lắp đặt máy móc hay chuẩn bị vận hành.
Biện pháp thi công quyết định mức độ an toàn, hiệu quả và chi phí thực tế của dự án. Việc thẩm tra biện pháp trước khi triển khai giúp đánh giá tính phù hợp với mặt bằng, điều kiện kết cấu và yêu cầu kỹ thuật. Thẩm tra kỹ lưỡng giúp phát hiện sớm các rủi ro như thiếu thiết bị, không phù hợp tải trọng hoặc khó thi công tại khu vực hẹp. Khi biện pháp được tối ưu hóa trước, chi phí phát sinh trong quá trình thi công sẽ giảm đáng kể.
Khối lượng thi công là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí. Việc kiểm soát khối lượng thực tế giúp đảm bảo nhà thầu thực hiện đúng phạm vi và đúng số lượng vật tư theo thiết kế. So sánh giữa khối lượng thực tế và hồ sơ thiết kế giúp phát hiện kịp thời các sai lệch, từ đó tránh phát sinh không cần thiết. Chủ đầu tư nên thực hiện kiểm soát khối lượng theo từng giai đoạn thay vì chờ đến khi hoàn thiện toàn bộ hạng mục.
Nghiệm thu theo giai đoạn giúp kiểm tra chất lượng và khối lượng ngay sau khi mỗi phần việc hoàn thành. Phương pháp này giúp phát hiện sớm sai sót kỹ thuật, tránh để lỗi tích lũy dẫn đến phải tháo dỡ hoặc làm lại ở giai đoạn sau. Nghiệm thu thường xuyên còn giúp đảm bảo công trình tuân thủ đúng thiết kế và giảm rủi ro phát sinh về chi phí sửa chữa. Đây là quy trình quan trọng để duy trì chất lượng và kiểm soát ngân sách dự án.
Một trong những nguyên nhân lớn nhất gây phát sinh chi phí là việc thi công dựa trên hồ sơ thiết kế chưa được rà soát đầy đủ. Nếu bản vẽ có sai sót, thiếu chi tiết hoặc không đồng bộ giữa các bộ môn, nhà thầu buộc phải điều chỉnh phương án thi công, bổ sung vật tư hoặc xử lý xung đột kỹ thuật trên công trường. Những điều chỉnh này làm tăng chi phí ngoài dự toán và kéo dài tiến độ. Việc thẩm tra thiết kế kỹ lưỡng trước khi triển khai giúp hạn chế đáng kể các phát sinh không cần thiết.
Trong quá trình thi công, các yêu cầu thay đổi về công năng, bố trí mặt bằng hoặc vật liệu thường xuất hiện. Nếu chủ đầu tư không thiết lập quy trình kiểm soát thay đổi chặt chẽ, chi phí có thể tăng lên nhanh chóng. Mỗi thay đổi dù nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến kết cấu, MEP hoặc biện pháp thi công và làm phát sinh nhiều chi phí gián tiếp. Kiểm soát thay đổi cần bao gồm việc đánh giá tác động kỹ thuật, chi phí và tiến độ trước khi phê duyệt.
Việc lựa chọn nhà thầu chủ yếu dựa trên giá thấp có thể dẫn đến nhiều rủi ro trong quá trình thi công. Nhà thầu chào giá thấp thường cắt giảm thiết bị, vật tư hoặc nhân lực để tiết kiệm chi phí. Điều này làm giảm chất lượng thi công và tạo ra các lỗi kỹ thuật phải sửa chữa sau này. Ngoài ra, nhà thầu giá thấp thường phát sinh nhiều phụ phí do hồ sơ thiết kế chưa đầy đủ hoặc điều kiện thi công thay đổi. Lựa chọn nhà thầu cần dựa trên năng lực, kinh nghiệm, hệ thống quản lý và khả năng kiểm soát chi phí.
Khối lượng không rõ ràng và phạm vi công việc không được xác định cụ thể ngay từ đầu là nguyên nhân khiến chi phí vượt kiểm soát. Nếu bảng khối lượng không chi tiết hoặc không được đo bóc bài bản, nhà thầu và chủ đầu tư có thể xảy ra sai lệch khi xác nhận hạng mục thi công. Điều này dẫn đến tranh chấp khối lượng hoặc yêu cầu bổ sung chi phí trong quá trình xây dựng. Minh bạch về khối lượng và phạm vi ngay từ giai đoạn thiết kế và dự toán giúp giảm rủi ro phát sinh trong toàn bộ vòng đời dự án.
Kiểm soát phát sinh chi phí trong xây dựng nhà xưởng đòi hỏi một quy trình nhất quán từ khảo sát, thiết kế đến thi công. Khi các bước này được thực hiện đầy đủ và có sự phối hợp chặt chẽ, dự án có thể duy trì chi phí trong phạm vi dự toán, hạn chế rủi ro kỹ thuật và đảm bảo tiến độ vận hành theo kế hoạch. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động về tài chính và tối ưu hiệu quả đầu tư trong dài hạn.
BIC đồng hành cùng chủ đầu tư thông qua việc cung cấp giải pháp thiết kế và quản lý thi công với mức độ kiểm soát chặt chẽ. Quy trình của BIC chú trọng vào khảo sát hiện trạng chính xác, thiết kế đồng bộ và giám sát kỹ thuật liên tục để giảm thiểu phát sinh chi phí. Khi dự án được triển khai trên nền tảng thiết kế chuẩn và phương pháp thi công phù hợp, doanh nghiệp có thể đạt được chất lượng công trình ổn định và tối ưu năng lực khai thác nhà xưởng.
